【Word】PDFファイルにする～PDFって何？

この質問は割と多いです。PDFって何？Wordで作った文書そのままではいけないの？と言う素朴な疑問は、最初誰でも持つようです。

まずは、PDFって何？ってところからお話していきます。

PDFって何？

Adobe社が開発した電子文書のファイル形式。印刷と同じレイアウトで保存でき、異なる機種（Windows、Mac、スマホなど）でも同じように表示できるファイル形式です。

昔は同じパソコン同士でしかファイルを共有できなかった

Wordって、もともとWindowsパソコンでしか使うことの出来ないアプリでした。ですので、Wordで作成した文書は、Macを使っている人からすると開くことも出来ませんでした。パソコンがオフィスに広がり始めた頃は、Windowパソコンを使う会社、Macを使う会社も、どちらも結構ありました。

そういう時、Windowsで作成した文書をメールで送ったとしても、それを開けるのは相手もWindowsを使っている場合のみ。Macで作成した文書をメールで送って開ける人は、相手もMacの場合、と言う具合でした。

これだととっても不便ですね。

異なるパソコン同士でファイルを共有する必要が出来た

そうなると、Windowsで作成したとかMacで作成したとか関係なく、お互いに文書を共有し合う必要が出てきます。そんな時に出てきたのが、アドビシステムズによって開発された異なるパソコン間でも文書が読めるPDFです。

WinndowsでもMacでも、作成した文書を一旦PDFに変換しておけば、どちらのパソコンでも読み取ることが出来るのです。PDFを作成する為には、当初はアドビシステムズのソフトを購入する必要がありましたが、今ではWordやExcelなどOfficeの機能に組み込まれています。

PDFにしたファイルは、基本編集は出来ない、閲覧のみ、となっています。¹文書の改ざんが出来ません。よりセキュリティを強化する為に、パスワードを設定したり、編集不可の設定をすることが出来ます。発注書や契約書などPDFで送られることが当たり前の様になっています。また、会議議事録や資料なども、PDFにしてから共有サーバーにアップしている様な会社もありますね。

WordからPDFファイルにするには

以下は、WordからPDFファイルを作成する実際の手順です。ちなみにExcelでも同様に出来ます。

指定した場所にPDFファイルが保存されます。開いて確認をしてみましょう。

まとめ

PDFについて解説しました。

まとめると以下のとおりです。

1. 有料のソフトを使えば、セキュリティ設定がかかっていないファイルに対しての編集は可能ですが、いくつかの制限や条件などがあります。 ↩︎